Panitia Penyelenggara Ibadah Haji (PPIH) Embarkasi

 

Panitia penyelenggara ibadah haji embarkasi berkedudukan di Provinsi yang memiliki embarkasi dan sampai saat ini jumlah embarkasi sebanyak 12 embarkasi yaitu : Aceh, Medan, Palembang, Padang, Jakarta, Solo, Surabaya, Balikpapan-Samarinda, Banjarmasin, Batam, Makassar, Lombok-Mataram. Selanjutnya mengenai tugas dan fungsi serta susunan organisasi PPIH embarkasi sebagai berikut:

1.      Tugas dan fungsi PPIH embarkasi.[1]

PPIH emberkasi dibentuk oleh Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah atas nama Menteri Agama untuk melaksanakan tugas menyelenggarakan operasional pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji di embarkasi/ debarkasi, sesuai kebijakan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah, untuk melaksanakan tugas tersebut PPIH Embarkasi menyelenggarakan fungsi :

a.       Merencanaka, melaksanakan dan mengendalikan pelayanan pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji di embarkasi.

b.      Memberikan pelayanan penerimaan jamaah, pelayanan transit,  dokumen, akomodasi, pembinaan jamaah dan petugas haji, keamanan, perbekalan, penerbangan, imigrasi, bea dan cukai, serta kesehatan kepada jamaah haji di embarkasi.

c.       Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan dengan unsur  instansi/ lembaga terkait.

d.      Jumlah anggota PPIH embarkasi disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, terdiri dari unsur pejabat dan staf Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi dan instansi/ lembaga terkait. Koordinator penyelenggara haji/Gubernur ditetapkan sebagai pengarah, Kepala Kantor Wilayah Kemenag Provinsi dan Kabid Haji sebagai Ketua dan Sekretaris PPIH embarkasi. Dalam pelaksanaan tugasnya Ketua PPIH embarkasi dapat mengangkat pembantu panitia yang disebut “pembantu panitia penyelenggara ibadah haji embarkasi”.

2.      Susunan organisasi PPIH embarkasi

Adapum susunan organisasi PPIH embarkasi sebagai berikut :

a.       Pengarah : Gubernur

b.      Ketua PP : Ka Kanwil Kemenag Provinsi

c.       Wakil Ketua I, II, III : Pejabat dari instansi terkait

d.      Sekretaris PPIH : Kepala Bidang Urusan Haji

e.       Wakil Sekretaris : Pejabat eselon III/IV Kanwil Kemenag

f.       Kabid penerimaan : Pejabat dari Kanwil Kemenag 

g.      Kabid dokumen Haji : Pejabat dari Kanwil Kemenag dan Wakil

h.      Kabid Pemb. Jamaah : Pejabat dari Kanwil Kemenag

i.        Kabid Keamanan : dari pihak Bandara dan Asrama Haji

j.        Kabid Perbekalan : Pejabat  dari Kanwil Kemenag

k.      Kabid penerbangan : Pejabat dari Penerbangan Udara

l.        Kabid imigrasi : dari pejabat Imigrasi

m.    Kabid Bea Cukai : dari pejabat Bea Cukai

n.      Kabid Kesehatan : dari Sudinkes/ KKP

3.      Uraian tugas masing-masing ketua dan bidang dalam kepanitiaan PPIH embarkasi :

a.       Tugas pengarah, memberikan arahan dan petunjuk dalam rangka kelancaran kegiatan operasional penyelenggaraan ibadah haji yang meliputi kebijakan strategis dan pengawasan umum.

b.      Tugas Unsur Pimpinan, Ketua bertugas memimpin, mengkoordinasikan operasional pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji di embarkasi, mengendalikan penggunaan anggaran biaya panitia, mempertanggungjawabkan dan melaporkan pelaksanaan tugas panitia kepada Menteri Agama melalui Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Sedangkan Wakil Ketua bertugas membantu Ketua dalam mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas di bidang kesekretariatan, keamanan, akomodasi dan perbekalan, dokumen, keimigrasian, penerbangan dan Bea cukai. Wakil ketua juga membantu mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas bidang penerimaan dan pemberangkatan jamaah, pembinaan jamaah dan petugas haji, serta kesehatan jamaah haji.

c.       Tugas Sekretaris dan Wakil Sekretaris

Sekretaris bertugas memimpin, mengkoordinasikan, dan bertanggung jawab atas kelancaran tugas kesekretariatan, meliputi sub bagian tata usaha, sub bagian urusan dalam, sub bagian pengumpulan dan pengolahan data, sub bagian keuangan, sub bagian penerangan, kehumasan dan protokol. Sedangkan Wakil Sekretaris bertugas membantu Sekretaris di bidang administrasi surat menyurat, mengkoordinasikan tugas tata usaha dan pulahta, mengawasi daftar hadir PPIH mengkoordinasikan tugas penerangan, humas dan protokol, dan menyelesaikan permasalahan keamanan jamaah. Sekretaris dan Wakil Sekretaris membawahi sub bagian Tata Usaha, Subbag Urusan Dalam, Subbag Pengumpulan dan Pengolahan Data, Subbag Keuangan dan Subbag Penerangan.

d.      Tugas Staf Pelaksanaan

Unsur pelaksana melakukan tugas meliputi: pelayanan penerimaan dan pemberangkatan jamaah sejak persiapan, mengkoordinasikan, melaksanakan pelayanan pendaftaran dan penerimaan jamaah, melayani jamaah uzur dan menyantuni, memonitor jamaah yang dirawat di rumah sakit, memantau kedatangan dan pemulangan jamaah transit, memantau keberangkatan jamaah ke bandara dan kepulangan jamaah dari Arab Saudi, tugas-tugas yang berkaitan dengan dokumen yang meliputi pramanifest, pengumpulan dan pengolahan data, penelitian dan penyerahan paspor haji, tugas-tugas yang berkaitan dengan akomodasi yakni penempatan jamaah di asrama, Kebersihan asrama dan pengawasan catering, pembinaan jamaah dan petugas haji yang meliputi pemantapan manasik haji dan kesiapan petugas kloter yang akan melayani jamaah haji, pelayanan keamanan asrama dan keamanan bandara. Pelayanan perbekalan (living cost, gelang identitas dan barang tercecer) pelayanan penerbangan meliputi penimbangan dan angkutan barang jamaah, tiket dan manifest, pelayanan keimigrasian meliputi pemeriksaan dokumen paspor dan visa Haji, Pelayanan bea cukai dan pelayanan kesehatan.

 

1.      Koordinasi dengan instansi terkait.

PPIH embarkasi mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan di asrama haji embarkasi dengan para pihak terkait yaitu jajaran Kementerian Agama Provinsi yang bersangkutan, PPIH Arab Saudi, Dinas Kesehatan, Pihak Penerbangan, Keamanan/Polri, Dishub, bank, Bea Cukai, pelaksana catering dan pihak bandara.

 

2.      Pelaporan

Melaporkan tugas pelayanan di embarkasi kepada Dirjen penyelenggaraan Haji dan Umrah dalam bentuk laporan harian, laporan mingguan dan laporan akhir pelaksanaan tugas PPIH embarkasi. Dalam laporan tersebut dilampirkan tentang problematika dan kasus-kasus yang terjadi dalam pelayanan jamaah haji di embarkasi serta langkah-langkah penyelesaiannya.

 

3.      Evaluasi

Menyelenggarakan rapat evaluasi pelaksanaan tugas operasional pemberangkatan dan pemulangan haji di embarkasi, dengan mengundang seluruh instansi/lembaga terkait di tingkat provinsi. Hasil rapat evaluasi dilaporkan dan diserahkan kepada Dirjen penyelenggaraan Haji dan Umrah sebagai bahan rapat evaluasi tingkat nasional yang akan diselenggarakan oleh Kementerian Agama Pusat dalam hal ini Dirjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

---

[1] Ditjen PHU,Pedoman Kerja PPIH Emberkasi, Jakarta 2010,h 24

Sumber : Drs.H.Ahmad Kartono,Msi " Manajemen Operasional Penyelenggaraan Haji dan Umrah"