Sistem Penempatan Jamaah Haji pada Pemondokan (Hotel) di Madinah.

 Kegiatan pokok jamaah haji Indonesia di Madinah adalah melaksanakan salat arbai'in (40 waktu) dan ziarah di tempat-tempat bersejarah di sekitar kota Madinah al-Munawwarah, dan masa tinggal mereka di Madinah selama lebih kurang 9 hari. Sistem penyewaan pemondokan jamaah di Madinah berbeda dengan penyewaan pemondokan jamaah di Makkah, yaitu dengan sistem penyewaan pelayana untuk masing-masing kloter dalam masa lebih kurang 9 hari kepada pemilik hotel yang berada di pusat kota sekitar masjid Nabawi (markaziah). Adapun sistem penempatannya adalah sebagai berikut :

1.      Tahap persiapan penempatan jamaah haji.

a.       Panitia Penyelenggara Ibadah Haji (PPIH) di Arab Saudi, yaitu petugas haji non kloter pada masing-masing sektor pelayanan lakukan pengecekan pada hotel yang telah disewa/dikontrak berkoordinasi.

b.      Mendata jumlah hotel dan kapasitasnya serta kelengkapan fasilitas masing-masing, yang sudah siap untuk ditempati jamaah haji.

c.       Merencanakan jadwal kedatangan jamaah haji di Madinah berkoordinasi dengan Ketua PPIH/Kepala Teknis Urusan Haji di Jeddah.

d.      Berkoordinasi dengan Muassasah Adilla dan Majmu'ah tentang rencana kedatangan jamaah haji di Madinah

e.       Mengecek dan berkoordinasi dengan pihak otoritas bandara Amir Muhammad bin And Aziz, dan pihak penanggung jawab terminal Hijrah tentang rencana kedatangan/pemulangan jamaah haji Indonesia.

 

2.      Mekanisme dan proses penempatan jamaah di hotel Madinah.

Sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditentukan kedatangan jamaah di Madinah berdasarkan tata urutan kloter (kelompok terbang) dari masing-masing embarkasi. Oleh karena itu, proses dan mekanisme penempatan jamaah dihotel dilakukan sebagai berikut:

a.       ketika jamaah tiba, baik melalui bandara maupun melalui terminal Hijrah, maka petugas terkait, yaitu petugas terkait, yaitu petugas Kementrian Haji cabang Madinah, petugas bandara, terminal hijrah, Muassaah Adilla dan PPIH sektor bandara/terminal hijrah memberikan informasi kepada pihak Majmu’ah dan PPIH Daker Madinah tentang kedatangan jamaah Indonesia.

b.      Petugas PPIH bandara/terminal Hijrah berkoordinasi dengan petugas vang menyertai jamaah/ petugas kloter (TPHI) untuk meninta laporan tentang jumlah jamaah dan kondisi kesehatannya.

c.       Setelah proses dokumen jamaah selesai baik yang di bandara maupun yang di terminal hijrah, maka jamaah diberangkatkan menuju pondokan/ hotel yang telah ditentukan.

d.      Setelah tiba di pondokan/hotel, jamaah haji disambut dan ditempatkan di kamar-kamar yang telah ditentukan, diatur oleh pihak hotel bekerjasama dengan petugas kloter dan para ketua rombongan dibantu oleh petugas PPIH Sektor yang bertanggung jawab pada wilayah tersebut.

e.       Penempatan di kamar-kamar hotel harus memperhatikan ketentuan bahwa jamaah wanita tidak ditempatkan dalam satu kamar dengan jamaah pria yang bukan mahranınya.

f.       Setelah semua jamaah memasuki kamar dan tidak ada masalah, maka petugas harus menandatangani Bayan Tarhil tanggal kedatangan dan rencana kepulangan) yang disodorkan oleh pihak Majmu'ah. Hal tersebut penting karena menentukan jumlah hari yang tidak boleh melebihi masa tinggal 9 hari di Madinah serta berkaitan dengan pelaksanaan salat arba'in.

3.      Jamaah meninggalkan kota Madinah.

Sesuai dengan ketentuan kontrak penyewaan pelayanan jamaah haji di Madinah antara pihak perwakilan Indonesia dengan pihak pemilik hotel adalah bahwa masa tinggal jamaah haji yang tergabung dalam masing-masing kloter selama lebih kurang 9 hari serta mengacu pada jadwal kedatangan dan pemulangan jamaah haji yang dikeluarkan oleh direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kementrian Agama RI di Jakarta. Jamaah haji meninggalkan hotel madinah untu meneruskan perjalanan yang terbagi kedalam dua gelombang, yaitu:

(1)   Jamaah haji gelombang I, mereka meninggalkan hotel dimadinah menuju menuju Makkah untuk melaksanakan ibadah haji dengan mengambil miqat di Bir Ali (miqat zulhulaifah)

(2)   Jamaah haji gelombang II, mereka pulang hotel di Madinah menuju bandara Amir Muhammad bin Abdul Aziz atau menuim ah untuk kembali ke tanah air. 

Sumber : Drs.H.Ahmad Kartono,Msi " Manajemen Operasional Penyelenggaraan Haji dan Umrah"